01
Verlaag uw PSP-kosten
Een onafhankelijke review van uw PSP-kosten, en de heronderhandeling die daarop volgt.
PSP-kosten lopen niet per ongeluk op. Uw tarieven zijn gezet op de dag dat u tekende. Sinds die datum zijn uw volume, uw cardmix en uw markten veranderd, terwijl het commerciële model van een PSP geen prikkel bevat om u te informeren dat de markt verder is doorgelopen. Pricing tiers bestaan en worden niet toegepast tenzij u erom vraagt. Interchange-verlagingen komen binnen bij de acquirer en worden niet altijd doorgegeven. Scheme fees landen in een blended regel die intern niemand kan uitsplitsen.
Het gat tussen wat een merchant betaalt en wat dezelfde merchant zou kunnen betalen wordt elk jaar groter dat een contract niet wordt herzien. Op mid-market volumes gaat het al snel om een bedrag met zes cijfers per jaar, direct op EBITDA, en het wordt teruggehaald zonder dat er een regel code wordt aangeraakt of één transactie verhuist.
Genoemde referenties
Swiss Sense. Contractverbetering en slimmere scheme routing verlaagden de maandelijkse providerkosten met ongeveer 20 tot 25 procent.
Bugaboo. De heronderhandeling leverde een besparing van zes cijfers per jaar op en aanzienlijk betere commerciële voorwaarden.
02
Wanneer heronderhandelen het juiste instrument is
U hoeft niet van provider te wisselen om een prijs te repareren. Past uw PSP nog bij de business, werkt de integratie en is de dienstverlening in orde, dan ontbreekt het aan leverage, niet aan een nieuw contract. Dat is wat deze opdracht levert: de benchmarkpositie, de analyse van uw eigen factuur en de onderhandeling gevoerd op uw mandaat.
Er is geen verkeerd moment voor. De onderbouwing komt uit uw eigen factuur naast het actuele markttarief, en die vergelijking houdt stand op elk punt in de contractcyclus. Sommige momenten geven extra ruimte, een verlenging in zicht, een sprong in volume, een verschuiving in de cardmix of een nieuwe markt die live gaat, en ligt zo'n moment dichtbij, dan richten we het gesprek daarop in.
Ook de prijs zelf kan aanleiding zijn voor een aanbesteding. Beweegt de provider niet, of blijkt het verschil structureel in plaats van onderhandelbaar, dan verschuift het mandaat van heronderhandelen naar selecteren. Hetzelfde geldt als de set-up zelf niet meer past, want dan was prijs nooit het probleem: een payment RFP uitvoeren.
03
Een contract dat nog loopt
Een resterende looptijd bindt de relatie, niet de prijs. Uw tarieven staan in een tarievenbijlage, en die aanpassen breekt het contract niet open, laat de looptijd niet opnieuw lopen en laat uw integratie ongemoeid. Providers doen dat regelmatig, omdat het volume dat zij met een aanpassing behouden zwaarder weegt dan de marge die zij met weigeren winnen.
Een deel van het werk is bovendien geen onderhandeling. Op uw factuur staat dat interchange en scheme fees als pass-through worden doorbelast. Of die claim juist is, is een feitenvraag, beantwoord met een forensische audit op fee line-niveau en niet aan de onderhandelingstafel. Uw looptijd doet aan de uitkomst niets af. Is de doorbelasting niet schoon, dan komt geld terug dat u nooit verschuldigd was. Die verificatie loopt mee binnen deze opdracht, als optie op de kostenoptimalisatie: pass-through kostenverificatie.
Het loont daarnaast om te lezen wat uw eigen contract al toestaat. Opzegtermijnen, stilzwijgende verlenging, minimumverplichtingen en de bepalingen over het openbreken van de prijs tijdens de looptijd zijn ooit uitonderhandeld en sindsdien zelden nog ingezien. De eerste stap van deze opdracht is vaststellen wat uw contract toelaat, en dat is regelmatig meer dan de merchant zelf aanneemt.
Overstappen kan altijd. Staat er een minimumverplichting in het contract, dan is die vaak veel minder waard dan wat een overstap oplevert. Zo'n verplichting is vooral een reden om de heronderhandeling eerst bij uw huidige provider te voeren, geen reden om te wachten. Verlengt het contract stilzwijgend, dan is de opzegdatum de datum die telt, niet de einddatum, en een geloofwaardig alternatief bouwt u op in maanden, niet in weken. Intussen werkt de rekensom tegen u: op 25 miljoen euro volume is een gat van vijfentwintig basispunten 62.500 euro per jaar, dus achttien maanden wachten kost bijna 94.000 euro die niet terugkomt.
04
Klinkt dit u bekend in de oren?
05
Waar het geld werkelijk zit
De transactiefee is het getal waar elke merchant naar kijkt en het getal dat elke provider graag bespreekt. De marge zit eromheen. De acquirer markup boven op interchange. Hoe scheme fees worden behandeld en gefactureerd, en of daar iets bovenop komt. Het prijsmodel zelf, waar blended pricing verbergt wat interchange++ zichtbaar zou maken. Het tarief per methode apart, want een scherp cardtarief zegt niets over wat u betaalt op iDEAL, wallets of BNPL.
Daarna de regels die de onderhandeling nooit halen. Gateway- en accountkosten, refunds en chargebacks, 3DS, tokenisatie en rapportage, FX op cross-border settlement, minimale maandelijkse verplichtingen. En de contractvoorwaarden die bepalen of er voor de volgende verlenging überhaupt iets aan te doen is: looptijd, opzegtermijn, stilzwijgende verlenging, volumecommitments en de clausule voor tariefherziening.
De meest voorkomende uitkomst van een heronderhandeling die een merchant zelfstandig voert, is een verlaging van het geoffreerde tarief die via drie niet-nagerekende regels alsnog wordt gecompenseerd.
Waar uw contract al pass-through is, luidt de vraag niet meer wat het tarief is maar of de interchange en scheme fees die uw factuur bereiken de bedragen zijn die de schemes werkelijk hebben gerekend. Dat is een reconciliatie en geen onderhandeling, en het valt onder pass-through kostenverificatie, een deliverable binnen deze opdracht.
06
Waarom onafhankelijkheid de uitkomst verandert
EcomStream heeft nooit voor een PSP of acquirer gewerkt en zal dat ook nooit doen. Geen referral fees, geen implementatie-inkomsten, geen providerrelaties om te beschermen. In de onderhandeling wordt uitsluitend uw belang behartigd.
Wat dat aan uw positie toevoegt is kennis van waar de markt werkelijk prijst voor een merchant van uw profiel, opgebouwd uit audits en aanbestedingen bij vergelijkbare retailers en brands. Dat is het verschil tussen uw provider om korting vragen en weten wat uw provider nog kan geven.
Elke opdracht wordt persoonlijk uitgevoerd door Ramon Helwegen, sinds 2009 in payments, waarvan acht jaar aan de PSP-kant van precies deze gesprekken.
07
Zelf doen: een dure valkuil
Het grootste deel van de kostenopbouw is gedocumenteerd en kunt u zelf in kaart brengen. Interchange is bij wet afgetopt en scheme fees worden door de schemes gezet, dus over geen van beide wordt onderhandeld. Waarover wel wordt onderhandeld is uw acquirer markup, uw tarieven per methode en de bijkomende kostenposten, en niets daarvan is ergens gepubliceerd.
Het bedrag waarmee u opent bepaalt dus het plafond. Vraagt u vijftien basispunten waar er veertig lagen, dan krijgt u vijftien, meestal tegen een langere looptijd en aanvullende commerciële verplichtingen. De rest blijft liggen tot het dossier twee tot drie jaar later weer opengaat. Momentum weg, kans verkeken. Op 25 miljoen euro volume is dat verschil 62.500 euro per jaar op EBITDA, waartegen de success fee zich meestal binnen enkele maanden terugverdient.
Het is ook het moment om de voorwaarden rond het tarief te corrigeren: opzegtermijnen, stilzwijgende verlenging, het recht om de prijs tijdens de looptijd open te breken, settlementdata op fee-line-niveau, portabiliteit van de card vault. Ze kosten een provider bij ondertekening weinig en bepalen hoe uw positie er over drie jaar uitziet.
08
Hoe het werkt
Eén data-uitvraag aan uw kant, daarna ligt het werk bij EcomStream. Uw facturen en contract worden regel voor regel geanalyseerd en afgezet tegen de actuele marktprijs voor uw profiel. Wat terugkomt is de positie: wat u betaalt, wat de markt betaalt en wat daarvan terug te halen is.
De heronderhandeling wordt vervolgens op uw mandaat gevoerd met uw provider, en u tekent. Uw integratie blijft staan. De relatie komt er meestal sterker uit dan hij inging, want het wordt een gelijkwaardige relatie: beide kanten werken vanuit dezelfde cijfers, met de commerciële voorwaarden open op tafel in plaats van verondersteld.
Pass-through kostenverificatie. Op een interchange++ contract kunt u de pass-through zelf laten verifiëren binnen dit traject: interchange en scheme fees gereconcilieerd op fee line-niveau tegen de officieel gepubliceerde tarieven en tegen wat de PSP daadwerkelijk in rekening bracht. Het is een optie, het verandert niets aan de fee, en het enige wat het van u vraagt is meer data. Wat het omvat.
Weet u niet of het gat de moeite waard is? De PSP Upside Calculator geeft in een paar minuten een indicatie, zonder gegevens aan te leveren en zonder verplichting.
Kosten en performance samen
Een kostentraject haalt de leakage er één keer uit. Het eruit houden is een andere opgave. Tarieven lopen weg, uw cardmix verschuift, scheme fee bulletins landen, uw provider wijzigt zijn voorwaarden en de opzegtermijn gaat ongemerkt voorbij. Managed Performance Optimisation is de doorlopende samenwerking die daar maand na maand op toeziet.
Een heronderhandeling verlaagt wat elke transactie kost. Ze verandert niet hoeveel transacties er slagen: authorisation, declines, retries en het gebruik van exemptions staan los van uw tarieven en bewegen niet mee met een prijsverlaging.
Wanneer beide trajecten gelijktijdig lopen, versterken de besparingen elkaar. Een lagere kostprijs per transactie over een groter aantal geslaagde transacties raakt beide kanten van de marge: u betaalt minder per order, en er zijn meer orders waarop u minder betaalt. De besparing die u zojuist heeft gerealiseerd is daarmee het scherpste budget voor de performancekant.
09
Wat het kost
No-cure-no-pay. Geen fee vooraf, geen retainer. EcomStream wordt betaald uit een deel van de gerealiseerde besparing, gemeten op uw eigen volumes tegen uw huidige kostenbasis, en pas zodra die contractueel vastligt.
Blijkt uit de review dat u al op de juiste prijs zit, dan is dat een legitiem resultaat en kost het u niets. U heeft dan wel wat u daarvoor niet had: een onderbouwde positie over uw eigen PSP-kosten.
Begin het gesprek. Past de set-up zelf niet meer, dan is het instrument een payment RFP. Zit het gat in de authorisation rate in plaats van in de tarieven, dan is dat Managed Performance Optimisation.
Eén gesprek volstaat om vast te stellen of er besparingspotentieel is
Een Teams-call van een halfuur, over uw eigen cijfers. Bij geen enkele service betaalt u een fee vooraf. Voorbereiden hoeft niet, de grote lijnen zijn genoeg.
Ik heb interesse in het verlagen van mijn PSP-kosten
10
Klanten waarvoor EcomStream heeft gewerkt
