01
Een payment RFP uitvoeren
Een onafhankelijke aanbesteding voor uw payment set-up, gevoerd aan uw kant van de tafel.
Een RFP is het enige moment in een PSP-contract waarop de leverage bij u ligt. Voordat u tekent, wil elke provider in de markt uw volume en prijst daarnaar. Zodra het contract is getekend, is de integratie gerealiseerd, zijn de overstapkosten substantieel en gelden de tarieven die op dag één scherp leken voor de komende vijf jaar.
De meeste aanbestedingen benutten dat moment slecht. Requirements komen uit een template, of uit de featurelijst van de zittende provider. Voorstellen komen in vijf verschillende formats binnen en worden vergeleken op het enige getal dat makkelijk te vergelijken is, de transactiefee in de kop, en daar zit het geld zelden. De provider met het sterkste commerciële team wint, niet de provider met het sterkste voorstel.
Genoemde referenties
vidaXL. Commerciële optimalisatie over de volledige betaalinfrastructuur, meerdere providers en meerdere markten, goed voor een besparing van zeven cijfers per jaar.
Homefashion Group (Leen Bakker en Kwantum). Een payment RFP over vier online platforms en 276 winkels.
02
Wanneer een RFP het juiste instrument is
Een aanbesteding is niet voor elk payment-vraagstuk de juiste route, en een verkeerd opgezette aanbesteding is het kostbaarste alternatief. Past uw provider nog bij uw business en is alleen uw prijsstelling achtergebleven bij de markt, dan hoeft u niet over te stappen, dan heeft u leverage nodig. Dat is verlaag uw PSP-kosten, waarbij de heronderhandeling met uw zittende provider loopt en de integratie blijft staan. Levert dat gesprek uiteindelijk niets op, dan is prijs geen reden meer om te blijven maar een reden om naar de markt te gaan.
Een RFP is het juiste instrument wanneer de set-up zelf niet meer past. Nieuwe markten met eigen acquiring, schemes en lokale betaalmethoden. Een stap naar unified commerce waarbij online en de kassa op één plek moeten samenkomen. Een replatforming die de integratie toch al openbreekt. Een provider bij wie de dienstverlening na een overname is veranderd. Of een verlenging die u alleen wilt tekenen nadat u heeft gezien wat de rest van de markt op tafel legt.
Prijs is vanaf dat punt een zelfstandige aanleiding. Beweegt de zittende provider niet, of blijkt het verschil structureel in plaats van onderhandelbaar, dan is de markt het enige instrument dat overblijft, en is competitie wat het getal in beweging brengt.
Het onderscheid is commercieel, niet procedureel. Wat de uitkomst bepaalt is of u werkelijk bereid bent te wisselen. Een aanbesteding die puur als drukmiddel wordt gevoerd, zonder die bereidheid, wordt door de markt precies zo gelezen, en de voorstellen komen navenant geprijsd terug.
03
Klinkt dit u bekend in de oren?
04
Waar aanbestedingen geld verliezen
De transactiefee in de kop is het getal dat elke merchant vergelijkt en het getal dat elke provider prijst om te winnen. De marge zit in alles eromheen. Acquirer markup bovenop interchange, de manier waarop scheme fees worden verwerkt en doorbelast, de behandeling van refunds en chargebacks, FX op cross-border settlement, gateway- en accountkosten, minimale maandcommitments, en de clausule voor tariefherziening die bepaalt of uw prijsstelling meebeweegt met uw groei of blijft staan waar u tekende.
Een aanbesteding die alleen op het geoffreerde tarief wordt gegund, geeft de winnaar routineus alles terug wat hij heeft weggegeven, ruim binnen de eerste contracttermijn, via regels die niemand heeft beoordeeld.
Het tweede dat aanbestedingen verliezen is de leverage zelf. Providers weten precies welke merchants daadwerkelijk bereid zijn over te stappen en welke merchants offertes verzamelen om die bij hun zittende provider ter onderhandeling in te brengen. Hoe het proces wordt gepositioneerd weegt zwaarder dan welke vraag in het document dan ook.
05
Waarom onafhankelijkheid de uitkomst verandert
EcomStream heeft nooit voor een PSP of acquirer gewerkt en zal dat ook nooit doen. Geen referral fees, geen implementatie-omzet, geen providerrelaties om te beschermen. De shortlist wordt gebouwd op wat bij uw business past, en de aanbeveling wordt niet gekleurd door wie wie betaalt.
Wat EcomStream toevoegt en een template niet, is weten waar de markt werkelijk prijst voor een merchant met uw profiel, opgebouwd uit aanbestedingen en audits bij vergelijkbare retailers en brands. Dat is het verschil tussen een provider om korting vragen en weten wat die provider nog kan geven.
Elke opdracht wordt persoonlijk uitgevoerd door Ramon Helwegen, actief in payments sinds 2009, waarvan acht jaar aan de PSP-kant van precies deze processen.
06
Zelf uitvoeren: de gemiste kans
Soms voert een merchant zijn payment RFP zelf uit. Het document is daarvan het onderdeel dat het makkelijkst goed gaat.
Wat de uitkomst bepaalt, is waartegen de voorstellen worden beoordeeld. Elk voorstel heeft uw huidige contract als basis, dus een vergelijking met wat u nu betaalt stelt niet vast of de winnende prijs marktconform is. Een provider prijst zo dat hij de zittende partij verslaat met de marge die hij nodig heeft om te winnen, niet tot de grens van wat hij nog kan bieden. De performancekant wordt op dezelfde manier beoordeeld: authorisation rate, routing en retries komen binnen als claim, en zonder referentie van buiten zijn ze alleen tegen elkaar af te wegen.
De uitkomst wordt vastgelegd als een besparing en een verbetering, op een niveau onder wat de markt had gegeven. De termijn is getekend en de migratie is betaald, dus de gemiste besparing en performanceverbeteringen lopen jaren door, tot de toekomstige verlenging.
07
Hoe het proces loopt
EcomStream voert de aanbesteding van begin tot eind op uw mandaat, van de eerste data-uitvraag tot het getekende contract. Requirements en shortlist, evaluatie, daarna onderhandeling en gunning. U keurt de shortlist goed en u neemt het besluit, EcomStream doet het werk daartussen.
Begeleiding bij de implementatie is optioneel en gaat op dagtarief, los van de aanbesteding afgesproken. Het beheer zodra u live bent is eveneens optioneel en loopt als Managed Performance Optimisation.
Vier tot vijf maanden van kick-off tot handtekening is normaal voor een set-up van die omvang. Meer markten, meer providers of meer interne stakeholders rekken dat op. Bij één markt en één zittende provider is het traject korter.
Een aanbesteding is iets anders dan het opvangen van een gat in uw payments-team. Dat is een interim-opdracht, op dagtarief.
08
De selection room
Elke payment RFP draait in een eigen selection room: een afgeschermde werkomgeving in uw branding, met uw eisen en uw criteria. Uw team werkt erin, elke uitgenodigde provider werkt erin, en het traject staat daar in plaats van in zes mailboxen. EcomStream beheert de selection room zelf en er is geen andere externe partij met toegang tot uw commerciële gegevens.
De eisen worden voor uw business geschreven, niet uit een sjabloon gehaald. De intake dekt de hele payment set-up, van acquiring en cardmix per markt tot unified commerce, 3DS en SCA, chargebacks, settlement en FX, PCI-scope, serviceniveaus en de commerciële structuur eronder.
Providers zien elkaar nooit, en geen van hen ziet uw kostenbasis, uw huidige provider, uw weging of uw harde eisen. Er gaat niets naar een AI-model of een andere derde partij. Wordt de gunning later ter discussie gesteld, dan staat het antwoord in het dossier.
09
Wat het van uw team vraagt
Minder dan u zou verwachten, en dat is een ontwerpkeuze. EcomStream stelt de eisen op uit uw data, uw team beoordeelt in plaats van schrijft, en elke sectie gaat alleen naar degene die erover gaat. Niemand leest honderd vragen om er vier te beantwoorden.
Niets is verplicht, de voortgang wordt onderweg bewaard en wat ontbreekt vult EcomStream aan. Toegang gaat op persoonlijke uitnodiging en vervalt met het traject.
De beslissingen liggen bij u: de eisen, de shortlist, de sessies met de providers en de uiteindelijke keuze, met de interne afstemming die daarbij hoort. In de praktijk willen de meeste teams meer zicht dan dat, en dat krijgen ze. U ziet elke reactie binnenkomen, sluit aan bij de sessies waar u bij wilt zijn, en leest de scoring zelf in plaats van een samenvatting ervan. EcomStream neemt het omliggende werk voor haar rekening: het opstellen, het opvolgen, het vergelijken en het onderhandelen. Een rondleiding duurt een kwartier en verplicht u tot niets.
10
Wat het kost
No-cure-no-pay. Geen fee vooraf, geen retainer. EcomStream wordt betaald uit een deel van de besparing die de aanbesteding oplevert, gemeten op uw eigen volumes tegen uw huidige kostenbasis, en pas zodra die contractueel vastligt.
Dat maakt de goedkoopste aanbieding nog niet het advies. De eisen bepalen welke providers het werk überhaupt aankunnen, en alleen die worden op prijs afgewogen. Is de sterkste match niet de laagste offerte, dan staat dat in het advies, en volgt de fee de prijs van de provider die u daadwerkelijk kiest, niet de laagste op tafel. Een provider die niet kan leveren is geen besparing.
Is de uitkomst dat uw huidige provider de juiste is tegen de juiste prijs, dan is dat een legitiem resultaat van het proces en kost het u niets.
Dat geldt voor de aanbesteding zelf. De optionele begeleiding bij de implementatie gaat op dagtarief, vooraf afgesproken.
Begin het gesprek. Voldoet uw provider nog en is alleen de prijsstelling achtergebleven bij de markt, dan is het verlagen van uw PSP-kosten de aangewezen route. Zit het verschil in de authorisation rate en niet in de tarieven, dan is dat Managed Performance Optimisation.
Eén gesprek volstaat om vast te stellen of er besparingspotentieel is
Een Teams-call van een halfuur, over uw eigen cijfers. Bij geen enkele service betaalt u een fee vooraf. Voorbereiden hoeft niet, de grote lijnen zijn genoeg.
Ik heb interesse in een payment RFP
11
Klanten waarvoor EcomStream heeft gewerkt
