Een onafhankelijke aanbesteding voor uw payment set-up, gevoerd aan uw kant van de tafel.

Een RFP is het enige moment in een payment-relatie waarop de leverage bij u ligt. Voordat u tekent, wil elke provider in de markt uw volume en prijst daarnaar. Zodra u heeft getekend staat de integratie, zijn de switching costs reëel, en zijn de tarieven die op dag één scherp leken de tarieven die u de komende vijf jaar meedraagt.

De meeste aanbestedingen benutten dat moment slecht. Requirements komen uit een template, of uit de featurelijst van de zittende provider. Voorstellen komen in vijf verschillende formats binnen en worden vergeleken op het enige getal dat makkelijk te vergelijken is, de transactiefee in de kop, en daar zit het geld zelden. De provider met het sterkste commerciële team wint, niet de provider met het sterkste voorstel.

Een aanbesteding is niet het antwoord op elk payment-vraagstuk, en het is het duurste om verkeerd aan te pakken. Past uw provider nog bij uw business en is alleen uw prijsstelling weggelopen van de markt, dan hoeft u niet te verhuizen, dan heeft u leverage nodig. Dat is verlaag uw PSP-kosten, waarbij de heronderhandeling met uw zittende provider loopt en de integratie blijft staan.

Een RFP is het juiste instrument wanneer de set-up zelf niet meer past. Nieuwe markten met eigen acquiring, schemes en lokale betaalmethoden. Een stap naar unified commerce waarbij online en de kassa op één plek moeten samenkomen. Een replatforming die de integratie toch al openbreekt. Een provider bij wie de dienstverlening na een overname is veranderd. Of een verlenging die u alleen wilt tekenen nadat u heeft gezien wat de rest van de markt op tafel legt.

Het onderscheid is commercieel, niet procedureel. Een aanbesteding die puur om prijs draait, zonder werkelijke intentie om te verhuizen, wordt door de markt precies zo gelezen, en de voorstellen komen navenant geprijsd terug.

We gaan volgend jaar live in Duitsland en Frankrijk. Onze provider offreert die markten op aanvraag en kan ons niet vertellen wat onze cardmix daar werkelijk gaat kosten.

Online zit bij de ene provider en de winkels bij de andere. Niemand kan ons één klantbeeld of één reconciliatie geven.

Onze provider is overgenomen. Het accountteam is sindsdien drie keer gewisseld en de roadmap waarvoor we tekenden bestaat niet meer.

We gaan replatformen. De checkout wordt sowieso opnieuw gebouwd, dus dit is het goedkoopste moment dat we ooit krijgen om van provider te wisselen.

Onze verlenging is over vier maanden. We blijven waarschijnlijk, maar tekenen zonder de markt te toetsen is intern niet te verdedigen.

De transactiefee in de kop is het getal dat elke merchant vergelijkt en het getal dat elke provider prijst om te winnen. De marge zit in alles eromheen. Acquirer markup bovenop interchange, de manier waarop scheme fees worden verwerkt en doorbelast, de behandeling van refunds en chargebacks, FX op cross-border settlement, gateway- en accountkosten, minimale maandcommitments, en de clausule voor tariefherziening die bepaalt of uw prijsstelling meebeweegt met uw groei of blijft staan waar u tekende.

Een aanbesteding die alleen op het koptarief wordt gegund, geeft de winnaar routineus alles terug wat hij heeft weggegeven, ruim binnen de eerste contracttermijn, via regels die niemand heeft beoordeeld.

Het tweede dat aanbestedingen verliezen is de leverage zelf. Providers weten precies welke merchants werkelijk bereid zijn te verhuizen en welke offertes verzamelen om bij hun zittende provider mee te zwaaien. Hoe het proces wordt gepositioneerd weegt zwaarder dan welke vraag in het document dan ook.

EcomStream heeft nooit voor een PSP of acquirer gewerkt en zal dat ook nooit doen. Geen referral fees, geen implementatie-omzet, geen providerrelaties om te beschermen. De shortlist wordt gebouwd op wat bij uw business past, en de aanbeveling wordt niet gekleurd door wie wie betaalt.

Wat EcomStream toevoegt en een template niet, is weten waar de markt werkelijk prijst voor een merchant met uw profiel, opgebouwd uit aanbestedingen en audits bij vergelijkbare retailers en brands. Dat is het verschil tussen een provider om korting vragen en weten wat die provider nog kan geven.

Elke opdracht wordt persoonlijk uitgevoerd door Ramon Helwegen, actief in payments sinds 2009, waarvan acht jaar aan de PSP-kant van precies deze processen.

EcomStream voert de aanbesteding van begin tot eind op uw mandaat, van de eerste data-uitvraag tot het getekende contract. Requirements en shortlist, evaluatie, daarna onderhandeling en gunning. U keurt de shortlist goed en u neemt het besluit, EcomStream doet het werk daartussen.

Begeleiding bij de implementatie is optioneel en gaat op dagtarief, los van de aanbesteding afgesproken. Het beheer zodra u live bent is eveneens optioneel en loopt als Managed Performance Optimisation.

Vier tot vijf maanden van kick-off tot handtekening is normaal voor een set-up van die omvang. Meer markten, meer providers of meer interne stakeholders rekken dat op; één markt met een duidelijke zittende provider loopt korter.

Een aanbesteding is iets anders dan het opvangen van een gat in uw payments-team. Dat is een interim-opdracht, op dagtarief.

No-cure-no-pay. Geen fee vooraf, geen retainer. EcomStream wordt betaald uit een deel van de besparing die de aanbesteding oplevert, gemeten op uw eigen volumes tegen uw huidige kostenbasis, en pas zodra die contractueel vastligt.

Is de uitkomst dat uw huidige provider de juiste is tegen de juiste prijs, dan is dat een legitiem resultaat van het proces en kost het u niets.

Dat geldt voor de aanbesteding zelf. De optionele begeleiding bij de implementatie gaat op dagtarief, vooraf afgesproken.

Begin het gesprek. Past uw provider nog en is alleen de prijsstelling weggelopen, begin dan met het verlagen van uw PSP-kosten. Zit het gat in de authorisation rate in plaats van in de tarieven, dan is dat Managed Performance Optimisation.