Veel gestelde vragen

EcomStream heronderhandelt PSP-kosten, voert payment RFP's uit en stuurt de payment performance voor retailers en brands, op mandaat van de merchant. Het doel is de benchmark te verslaan, op prijs en op performance, want marktconform is het gemiddelde van goed en zwak onderhandelde contracten. EcomStream stelt vast wat u uw PSP betaalt en hoe uw authorisation rate en routing presteren ten opzichte van de benchmark, en onderhandelt daarna, binnen uw huidige contract of via een payment RFP, over tarieven onder de benchmark en performance erboven. Elke opdracht wordt persoonlijk uitgevoerd, van eerste analyse tot het eindresultaat.

Niet alles daarvan is projectwerk. Waar kosten en performance onder doorlopend toezicht moeten blijven in plaats van eenmalig gecorrigeerd, houdt Managed Performance Optimisation ze daar, maand na maand.

Een benchmark of een vergelijking met andere merchants laat zien of uw voorwaarden marktconform zijn. Marktconform is het gemiddelde van goed en zwak onderhandelde contracten. Het doel van EcomStream is de benchmark te verslaan, op PSP-kosten en op payment performance, en dat vast te leggen voor de looptijd van het contract. Elk tiende procentpunt onder de markt groeit dan mee met uw volume, net als elk procentpunt authorisation rate boven de markt.

Vier, elk gericht op een andere commerciële vraag.

Verlaag uw PSP-kosten. Een projectopdracht die vaststelt wat u werkelijk betaalt aan interchange, scheme fees en acquirer markup, dat afzet tegen de benchmark en binnen het contract dat u al heeft onderhandelt over tarieven daaronder. Uw integratie blijft waar die is.

Voer een payment RFP uit. Een gestructureerd traject met requirements, shortlist, Q&A-sessies en contractonderhandeling. De route bij een replatform, bij uitbreiding naar nieuwe markten, of wanneer de huidige provider alleen beweegt onder echte concurrentiedruk.

Haal meer uit uw PSP, geleverd als Managed Performance Optimisation. Een doorlopende afspraak waarin authorisation rates, routing, weigeringsredenen en kosten per transactie maand na maand onder de loep liggen, zodat betaalprestaties een gestuurde post blijven en geen jaarlijkse verrassing.

Interim werk. Senior payment-kennis binnen uw team voor een afgebakende periode, om een gat te dekken, een migratie te leiden of de regie te houden in een periode van ingrijpende verandering.

De twee projectopdrachten lopen op no-cure-no-pay basis. Managed Performance Optimisation loopt op een maandelijkse fee, interim op een dagtarief. Alle vier worden persoonlijk uitgevoerd door Ramon Helwegen.

Sommige payment consultants onderhouden naast hun werk voor merchants ook commerciële relaties met PSP's en acquirers. Dat is een structureel belangenconflict dat de uitkomst van een onderhandeling of selectie beïnvloedt, ook als het niet wordt benoemd. EcomStream is onafhankelijk: geen PSP-mandaten, geen acquirer partnerships en geen revenue share met providers.

Kostenverlaging is zelden het volledige beeld. De authorisation rate, routinglogica en 3DS-configuratie worden beoordeeld waar relevant, want een merchant die de PSP-kosten heeft verlaagd maar nog conversie laat liggen, heeft de helft van het probleem opgelost.

EcomStream werkt met retailers en brands van verschillende grootte. Het uitgangspunt is een minimaal jaarlijks betalingsvolume van ongeveer 10 tot 15 miljoen euro verwerkt via een PSP, want daar ontstaat de commerciële ruimte om over materiële verbeteringen te onderhandelen. U zou verwachten dat grotere merchants betere deals hebben onderhandeld, maar dat is vaak niet het geval. Dat verschil is precies waar EcomStream de meest significante winst vindt. Als u niet zeker weet of uw volumes in aanmerking komen, maakt een halfuur in een Teams-call dat duidelijk.

Live zijn met een PSP is precies het juiste moment om te optimaliseren. De contractvoorwaarden die u bij onboarding heeft getekend, waren gebaseerd op verwachte volumes en een onderhandelingspositie die sindsdien waarschijnlijk aanzienlijk is veranderd. De meeste merchants heronderhandelen pas voor het eerst wanneer hun contract afloopt, waardoor ze jarenlang te veel betalen. Het is niet nodig om te wachten op een verlengingsmoment om een commercieel gesprek met uw PSP te openen. De meeste merchants zijn verrast door wat een onafhankelijk onderzoek aan het licht brengt, zowel wat betreft de beschikbare besparingen als de commerciële mechanismen. Dit zijn zaken die een PSP nooit proactief zal delen.

Meer dan de meeste merchants aannemen. Een resterende looptijd bindt de relatie, niet de prijs. Uw tarieven staan in een tarievenbijlage die kan worden aangepast zonder het contract open te breken, de looptijd opnieuw te laten lopen of uw integratie te raken. Een provider die dat verzoek met een benchmark onderbouwd krijgt, heeft in uw volume meer te verliezen dan hij met weigeren aan marge wint. Een deel van het werk is bovendien geen onderhandeling: of interchange en scheme fees werkelijk als pass-through worden doorbelast is een feitenvraag, beantwoord met een forensische audit op fee line-niveau, waar uw looptijd niets aan afdoet.

Overstappen kan altijd. Staat er een minimumverplichting in het contract, dan is die vaak veel minder waard dan wat een overstap oplevert, en is dat vooral een reden om de heronderhandeling eerst bij uw huidige provider te voeren. Verlengt het contract stilzwijgend, dan is de opzegdatum de datum die telt, niet de einddatum, en een geloofwaardig alternatief bouwt u op in maanden. Elke maand dat u wacht betaalt u tegen het oude tarief, en op mid-market volumes loopt dat op tot bedragen die niet terugkomen.

Een goede relatie met uw PSP is niet hetzelfde als een eerlijke deal. PSP's zijn commercieel geraffineerde organisaties die warme relaties onderhouden terwijl ze in stilte hun eigen marge optimaliseren. De accountmanager die uw telefoontjes snel beantwoordt, is niet de persoon die uw prijzen bepaalt. PSP's zijn geroutineerd in het onderbouwen waarom de huidige prijsstelling gerechtvaardigd is, waardoor het gesprek geen heronderhandeling wordt. EcomStream brengt aan het licht wat de relatie verbergt. Het doel van een opdracht is commerciële voorwaarden onder de benchmark, in plaats van de voorwaarden die uw PSP bij onboarding heeft vastgesteld en sindsdien geen reden heeft gehad om te herzien. De relatie gaat door. Maar voor het eerst op gelijke voet.

Ja. Veel merchants houden het contact met hun PSP liever één op één, en een opdracht voor lagere PSP-kosten kan van begin tot eind zo lopen. EcomStream werkt dan als silent partner: de provider heeft alleen met uw team contact. Daarachter voert EcomStream de onderhandeling. Dat omvat de analyse van uw facturen en uw PSP-contract, de voorwaarden waarop per tariefregel wordt ingezet, elk bericht aan de provider klaar om te versturen, een voorbereiding voor elk gesprek, elk voorstel van de provider doorgerekend in euro's op EBITDA en de toets van de definitieve tekst van het contract.

De werklast verschuift daarmee niet naar uw kant. Het werk dat tijd kost, het contract lezen, de tarieven doorrekenen en de onderbouwing opstellen, blijft bij EcomStream. Uw team verstuurt wat is geschreven, voert de gesprekken waarop het is voorbereid en neemt het besluit.

Een interne analyse laat zien waar het geld heen gaat, en dat is nuttig. Twee zaken worden hiermee niet bereikt. Het eerste is de pass-through laag: een forensische audit van wat er werkelijk is gefactureerd, regel voor regel, tegen waarvoor elke transactie kwalificeerde. Onjuiste interchange-classificaties lopen jarenlang door zonder dat iemand binnen het bedrijf ze opmerkt. Aan de onderhandelbare kant is de valkuil een andere: het bedrag waarmee u opent fungeert als plafond, waardoor na opening slechts een fractie van de beschikbare ruimte overblijft.

Waarover wel wordt onderhandeld zit in de commerciële laag van uw overeenkomst, en dat is breder en diverser dan de meeste merchants aannemen. Niets daarvan is ergens gepubliceerd. Een ronde die op een schatting wordt geopend eindigt meestal in een kleine verlaging tegen een langere looptijd en aanvullende commerciële verplichtingen, waarna het tarief twee tot drie jaar geldt als recent herzien en het verschil blijft liggen. EcomStream onderhandelt op uw mandaat, corrigeert tegelijk de contractvoorwaarden rond het tarief, en wordt betaald uit wat uw settlement bereikt. Hetzelfde geldt voor de authorisation rate: alleen uw eigen transactiedata laten zien welke declines herstelbaar waren.

EcomStream voegt de vergelijking met de markt en de onderhandeling toe. AI legt uit wat er in uw contract staat en berekent met een factuur wat u betaalt. Of dat goed is, blijkt pas tegen een benchmark, want de tarieven en voorwaarden van vergelijkbare merchants worden niet gepubliceerd. Vraagt u AI toch om die benchmark, dan kan AI een cijfer geven zonder bron, en dat herkent uw provider direct. Dat is de ‘hallucination trap’. Marktconform is het gemiddelde van goed en zwak onderhandelde contracten, en het doel van EcomStream is de benchmark te verslaan, op PSP-kosten en op payment performance. EcomStream controleert op fee line-niveau wat is doorbelast, onderhandelt binnen uw mandaat over tarieven onder de benchmark en performance erboven, en uw team ziet in die onderhandeling waar de aangrijpingspunten liggen. Zonder benchmark onderhandelt u op een schatting, en dat is de ‘opportunity trap’: de provider gaat niet lager dan wat u vraagt, en na die ronde geldt uw contract twee à drie jaar als herzien.

Nee. Een PSP die rapporteert over zijn eigen authorisation rate is geen neutrale bron. De cijfers die zij delen worden doorgaans gepresenteerd zonder marktcontext, zonder uitsplitsing per betaalmethode en zonder inzicht in hoe verschillende routing de uitkomsten beïnvloeden. EcomStream zet de authorisation rate af tegen marktdata en beoordeelt de routinglogica, retry-strategie en 3DS-configuratie van de PSP onafhankelijk, met een authorisation rate boven de benchmark als doel. In de meeste gevallen is er ruimte voor verbetering die de PSP geen commerciële prikkel heeft om zelf aan te kaarten.

Wat eenmaal gevonden wordt, kan opnieuw gevonden worden. Authorisation rates zijn geen vast gegeven, dus waar het commercieel telt loopt de beoordeling doorlopend onder Managed Performance Optimisation in plaats van als een enkele momentopname.

Het startpunt is altijd een forensische analyse van de huidige facturering versus het contract. PSP-facturen zijn bewust complex opgesteld. Opslag op scheme fees, interchange-classificaties, prijsniveaus die automatisch hadden moeten worden toegepast, dit zijn structurele problemen die jaar na jaar oplopen. EcomStream zet de huidige tarieven af tegen de benchmark, brengt elke optimalisatiemogelijkheid in kaart en bouwt de commerciële onderbouwing voor een heronderhandeling met tarieven daaronder als doel.

De opdracht draagt geen financieel en geen operationeel risico. Er zijn geen vaste kosten: de fee komt uit de besparing, en zonder besparing is er geen fee. Er is geen overstap: de heronderhandeling loopt binnen uw huidige PSP-contract, dus integratie, checkout en settlement blijven zoals ze zijn.

Op een interchange++-contract is er een add-on binnen dezelfde opdracht: pass-through kostenverificatie. Interchange en scheme fees worden op fee line-niveau afgezet tegen de officieel gepubliceerde tarieven en tegen wat de PSP werkelijk in rekening heeft gebracht. Het verandert de fee niet, no-cure-no-pay blijft gelden voor de opdracht als geheel, en het enige wat het van u vraagt is meer data.

Ja. Een payment RFP is een van de kernservices van EcomStream. Daaronder vallen het vaststellen van de requirements, het samenstellen van de shortlist van PSP's, het begeleiden van de Q&A-rondes, het onderhandelen over het contract en het ondersteunen van de uiteindelijke keuze. Een goed opgezet RFP-traject biedt bovendien de gelegenheid om nieuwe marktontwikkelingen met strategische impact mee te nemen, zoals nieuwe businessmodellen, uitbreiding naar nieuwe markten en veranderende regelgeving, zodat de merchant klaar is voor wat er komt. Aan het einde van het traject is het contract overgegaan naar een nieuwe PSP, of is de huidige PSP op een aanzienlijk hoger niveau gebracht om het contract te behouden.

Het traject loopt in een eigen selection room, een besloten werkomgeving in uw eigen huisstijl, met uw requirements en uw criteria. Uw team en elke uitgenodigde provider werken daarin, zodat het traject daar leeft en niet in zes mailboxen. EcomStream beheert die ruimte zelf. Providers zien elkaar nooit, en geen van hen ziet uw kostenbasis, uw huidige provider, uw weging of uw harde eisen. Geen enkele andere externe partij heeft toegang tot uw commerciële data en er gaat niets naar een AI-model. Wordt de gunning later ter discussie gesteld, dan geeft het dossier het antwoord.

Managed Performance Optimisation houdt payment performance maand na maand onder toezicht, in plaats van die één keer te corrigeren. Het begint met een diagnosesprint: authorisation performance per betaalmethode, markt, issuer en device, analyse van declines en soft declines tegen benchmark, SCA exemptions en 3DS-configuratie doorgelicht, en retry- en routinglogica getoetst aan uw werkelijke issuer mix.

Daarna gaat de analyse door. EcomStream handelt op wat uw provider heeft laten liggen, bewaakt opzegtermijnen, stilzwijgende verlengingen en de scheme fee-bulletins die uw kostenbasis verschuiven, houdt de service levels in uw contract naast wat de provider werkelijk levert, en voert de kwartaalreview op uw mandaat. Een vaste fee per maand, en geen fee op iets anders. Tarieven, interchange en de commerciële voorwaarden daaromheen vallen onder de kostenservice.

Interimopdrachten zijn doorgaans bedoeld voor merchants die voor een bepaalde periode senior betaalexpertise in huis nodig hebben. De inzet dient om een gat in het team op te vullen, om een specifiek project te leiden zoals een PSP-migratie of marktuitbreiding, of om toezicht te houden tijdens een periode van significante verandering in de betaalinfrastructuur. Ramon Helwegen neemt de rol direct op zich, als onderdeel van de organisatie van de klant voor de duur van de opdracht. Scope en duur worden vooraf overeengekomen.

Loopt de opdracht af, dan kan de analyse doorlopen. Managed Performance Optimisation zet dezelfde expertise op uw payment performance, voor een fractie van de dagen.

De fee volgt de service. Het verlagen van uw PSP-kosten en het uitvoeren van een payment RFP zijn projectopdrachten op no-cure-no-pay basis, verrekend met de gerealiseerde besparing.

Managed Performance Optimisation loopt op een maandelijkse fee. Dat staat los van de success fee van een projectopdracht: die eindigt op de afgesproken datum, of Managed Performance Optimisation nu loopt of niet.

Interim opdrachten lopen op een dagtarief, dat vooraf wordt afgesproken.

Het overgrote deel van de besparing gaat direct naar u, en dat deel groeit gedurende de periode van de success fee stapsgewijs tot de volledige besparing. De success fee aan EcomStream is altijd degressief, over een periode die bij de start van de opdracht vastligt en vanzelf eindigt, zonder opzegtermijn en zonder verlenging. Daarna is de besparing volledig voor u, ook in de jaren dat het nieuwe PSP-contract nog doorloopt.

Op mid-market volumes gaat het al snel om een bedrag met zes cijfers per jaar, direct op EBITDA. Waar prestaties ook in scope zijn, kunnen verbeteringen in de authorisation rate een omzetimpact hebben die de kostenbesparing overtreft. Resultaten variëren per contract, volume en PSP, en daarom begint elke opdracht met uw eigen facturen in plaats van met een belofte.

Kosten en performance gedragen zich verschillend over tijd. Een heronderhandeld tarief houdt zichzelf in stand. Een authorisation rate niet. Die beweegt mee met cardmix, gedrag van uitgevende banken, 3DS-configuratie en routingwijzigingen die uw PSP u niet hoeft te melden. Daarom is performance het waard om doorlopend te volgen in plaats van eenmalig te repareren, en daar is Managed Performance Optimisation voor.

Dat hangt van de service af. In alle gevallen ligt het werk bij EcomStream en niet bij uw team.

Verlaag uw PSP-kosten. Recente PSP-facturen en het huidige contract inclusief prijsschema's. Komt de pass-through kostenverificatie erbij, dan ook de exports op fee line-niveau.

Payment RFP. Eén data-uitvraag op de huidige set-up, plus de mensen die belang hebben bij de uitkomst. EcomStream stelt op basis daarvan het eisenpakket op en verzamelt input bij iedere stakeholder, zodat finance, IT, operations en klantenservice alle inbreng kunnen leveren. Alle betrokkenen worden meegenomen: iedere stakeholder levert zijn input op het eisenpakket rechtstreeks aan, in een gebruiksvriendelijke structuur, zodat niemand wordt vergeten en er geen vergadering voor nodig is. Uw team beoordeelt in plaats van te schrijven, en u neemt de beslissingen.

Managed Performance Optimisation. Toegang tot de rapportage met authorisation, declines, exemptions en retries, plus het contract en de opzegtermijnen.

Interim-opdrachten. Een scope en een looptijd, vooraf afgesproken, en een plek in het team voor die periode.

Verder is er geen interne projectcapaciteit nodig.

EcomStream doet het werk en legt wat het vaststelt schriftelijk vast voor uw team.

Verlaag uw PSP-kosten. Waar uw tarieven en voorwaarden staan ten opzichte van de benchmark per de datum van de opdracht, en het heronderhandelde contract, met tarieven onder de benchmark als doel. Komt de pass-through kostenverificatie erbij, dan ook wat onjuist is gefactureerd en wat is teruggehaald.

Payment RFP. Het eisenpakket, een vergelijking van de offertes op gelijke voet en de onderbouwing van de keuze, die standhoudt als de gunning ooit ter discussie staat.

Managed Performance Optimisation. Elke maand, per markt en per betaalmethode, waar betalingen blijven hangen en wat eraan is gedaan, met de opzegtermijnen in het contract.

Interim-opdrachten. Het werk gebeurt in uw organisatie, dus wat er wordt opgebouwd, blijft daar als de opdracht afloopt.

Van uw team vraagt het alleen dat het leest.

Een kostenoptimalisatieopdracht loopt doorgaans vier tot acht weken van eerste analyse tot resultaat van de heronderhandeling. Een payment-RFP duurt langer, meestal drie tot vier maanden afhankelijk van het aantal PSP's in scope en de complexiteit van de integratievereisten. Interim opdrachten worden individueel bepaald op basis van de specifieke behoefte.

Managed Performance Optimisation is de uitzondering. Die heeft geen einddatum. Het loopt van maand tot maand en stopt wanneer u stopt.

EcomStream behandelt alle klantgegevens vanaf het eerste gesprek als strikt vertrouwelijk. Facturen van PSP's, contractvoorwaarden, transactiegegevens en alle commercieel gevoelige informatie die tijdens de opdracht wordt gedeeld, wordt nooit bekendgemaakt aan PSP's, acquirers of derden, ongeacht of er een formele NDA van kracht is. Klantdata wordt in een gesloten omgeving verwerkt en wordt nooit ingevoerd in een AI-systeem dat de gegevens bewaart of erop traint. Een wederzijdse NDA kan aan het begin van de opdracht worden opgesteld. De PSP hoeft niet te weten dat EcomStream betrokken is, tenzij de klant ervoor kiest om dit bekend te maken.

U gaat meer verkopen tegen lagere kosten.