Häufig gestellte Fragen

EcomStream optimiert die Kosten und die Performance von Zahlungslösungen für Handelsunternehmen und Marken. Das heißt: prüfen, was Sie Ihrem Zahlungsdienstleister zahlen, das gegen die aktuellen Marktkonditionen stellen, Performance-Lücken wie Autorisierungsrate und Routing aufspüren, und diese Lücken über eine Neuverhandlung oder eine strukturierte Ausschreibung schließen. Jedes Mandat wird persönlich betreut, von der ersten Analyse bis zum Ergebnis.

Nicht alles davon ist Projektarbeit. Wo Kosten und Performance dauerhaft unter Beobachtung bleiben müssen statt einmalig korrigiert zu werden, hält Managed Performance Optimisation sie dort, Monat für Monat.

Vier, jede auf eine andere kaufmännische Frage zugeschnitten.

PSP-Kosten senken. Ein Projekteinsatz, der feststellt, was Sie tatsächlich an Interchange, Scheme Fees und Acquirer-Markup zahlen, das gegen aktuelle Marktkonditionen benchmarkt und die Differenz im bestehenden Vertrag neu verhandelt. Ihre Integration bleibt, wo sie ist.

Payment RFP durchführen. Eine strukturierte Ausschreibung mit Anforderungen, Shortlist, Q&A-Runden und Vertragsverhandlung. Der richtige Weg bei einem Replatforming, bei der Expansion in neue Märkte oder wenn sich der bestehende Anbieter nur unter echtem Wettbewerbsdruck bewegt.

Mehr aus Ihrem PSP holen, umgesetzt als Managed Performance Optimisation. Eine laufende Vereinbarung, die Autorisierungsraten, Routing, Ablehnungsgründe und Kosten pro Transaktion Monat für Monat im Blick behält, damit Payment Performance eine gesteuerte Position bleibt und keine jährliche Überraschung.

Interim-Einsätze. Senior Payment-Kompetenz für einen definierten Zeitraum in Ihrem Team, um eine Lücke zu schließen, eine Migration zu führen oder in einer Umbruchphase die Zügel zu halten.

Die beiden Projekteinsätze sind ohne Kosten im Voraus. Managed Performance Optimisation läuft auf einer monatlichen Vergütung, Interim auf einem Tagessatz. Alle vier werden persönlich von Ramon Helwegen umgesetzt.

Es gibt Payment-Berater, die neben der Arbeit für Handelsunternehmen auch kommerzielle Beziehungen zu Zahlungsdienstleistern und Acquirern unterhalten. Das schafft einen strukturellen Interessenkonflikt, der die Qualität der Beratung beeinflusst, ob er offengelegt wird oder nicht. EcomStream arbeitet ausschließlich für Handelsunternehmen. Keine Anbieterbeziehungen, keine Vermittlungsprovisionen, keine kommerziellen Bindungen an einen Zahlungsdienstleister.

Manche Berater befassen sich allein mit Kostensenkung. Das ist oft nur ein Teil des Bildes. Autorisierungsraten, Routing-Logik und 3-D-Secure-Konfiguration werden geprüft, wo sie relevant sind, denn ein Handelsunternehmen, das seine PSP-Kosten gesenkt hat und weiter Conversion liegen lässt, hat erst das halbe Problem gelöst.

Nein. EcomStream arbeitet mit Handelsunternehmen und Marken sehr unterschiedlicher Größe. Ausgangspunkt ist ein jährliches Zahlungsvolumen von etwa 10 bis 15 Millionen Euro über einen Zahlungsdienstleister, denn dort entsteht die Verhandlungsposition, mit der sich spürbare Verbesserungen erreichen lassen. Man würde erwarten, dass größere Handelsunternehmen bereits bessere Konditionen ausgehandelt haben, und oft ist das nicht der Fall. Genau in dieser Lücke findet EcomStream die größten Beträge. Wenn Sie unsicher sind, ob Ihre Volumen in Frage kommen, schafft eine halbe Stunde in einem Teams-Call Klarheit.

Live zu sein ist genau der richtige Moment. Die Konditionen, die Sie beim Onboarding unterschrieben haben, beruhten auf prognostizierten Volumen und einer Verhandlungsposition, die sich seitdem wahrscheinlich deutlich verändert hat. Die meisten Handelsunternehmen verhandeln erst dann zum ersten Mal neu, wenn die Verlängerung ansteht, und zahlen bis dahin jahrelang zu viel. Es gibt keine Vorschrift, auf ein Verlängerungsfenster zu warten, um ein kommerzielles Gespräch zu eröffnen. Die meisten sind überrascht, was eine unabhängige Prüfung zutage fördert, sowohl an möglichen Einsparungen als auch an kommerzieller Mechanik. Das sind Dinge, die ein Anbieter von sich aus nie teilt.

Mehr, als die meisten Händler annehmen. Eine Restlaufzeit bindet die Beziehung, nicht den Preis. Ihre Konditionen stehen in einer Preisanlage, die angepasst werden kann, ohne den Vertrag zu öffnen, die Laufzeit neu anzusetzen oder Ihre Integration zu berühren. Und ein Anbieter, dem die Frage mit einer Benchmark-Position im Rücken gestellt wird, hat in Ihrem Volumen mehr zu schützen als in seiner Marge zu halten. Ein Teil der Arbeit ist ohnehin keine Verhandlung: ob Interchange und Scheme Fees wirklich als Pass-through weiterberechnet werden, ist eine Tatsachenfrage, die ein forensisches Audit auf Gebührenzeilenebene beantwortet, und Ihre Laufzeit ändert am Ergebnis nichts.

Ein Wechsel ist jederzeit möglich. Steht eine Mindestverpflichtung im Vertrag, ist sie oft weit weniger wert als das, was ein Wechsel einbringt, und damit vor allem ein Grund, die Neuverhandlung zuerst mit Ihrem jetzigen Anbieter zu führen. Verlängert sich der Vertrag stillschweigend, zählt das Kündigungsdatum und nicht das Enddatum, und eine glaubwürdige Alternative entsteht in Monaten. Jeder Monat des Wartens wird zum alten Tarif abgerechnet, und bei mid-market Volumen summiert sich das zu Geld, das nicht zurückkommt.

Ein gutes Verhältnis ist nicht dasselbe wie ein fairer Deal. Zahlungsdienstleister sind kommerziell versierte Organisationen, die warme Beziehungen pflegen und dabei still ihre eigene Marge auf Ihre Kosten optimieren. Der Account Manager, der Ihre Anrufe schnell beantwortet, ist nicht die Person, die Ihre Preise festlegt. Werden Konditionen hinterfragt, sind Anbieter darin geübt, Argumente zu liefern, warum der aktuelle Preis gerechtfertigt ist, und das Gespräch von einer echten Neuverhandlung fernzuhalten. EcomStream legt offen, was die Beziehung verdeckt. Nach einem Mandat spiegeln die kommerziellen Bedingungen den Wettbewerbspreis, nicht die Bedingungen, die Ihr Anbieter beim Onboarding gesetzt und seitdem nie überprüft hat. Die Beziehung bleibt bestehen. Sie läuft nur zum ersten Mal auf Augenhöhe.

Eine interne Analyse zeigt Ihnen, wohin das Geld geht, und das ist nützlich. Zwei Dinge erreicht sie nicht. Das erste ist die Pass-through-Ebene: ein forensisches Audit dessen, was tatsächlich abgerechnet wurde, Zeile für Zeile, gegen das, wofür jede Transaktion qualifiziert war. Fehlqualifizierungen laufen jahrelang weiter und niemand im Unternehmen ist in der Lage, sie zu bemerken. Auf der verhandelbaren Seite liegt die Falle anders: Die Zahl, mit der Sie eröffnen, wird zur Obergrenze, und sobald eröffnet ist, bleibt danach nur ein Bruchteil dessen zu holen, was möglich war.

Was verhandelbar ist, liegt in der kommerziellen Ebene Ihres Vertrags, und das reicht weiter und ist vielfältiger, als die meisten Handelsunternehmen annehmen. Nichts davon ist irgendwo veröffentlicht. Eine Runde, die auf einer Schätzung eröffnet wird, endet meist in einer kleinen Senkung gegen eine längere Laufzeit und zusätzliche geschäftliche Zusagen, danach gilt der Preis zwei bis drei Jahre als kürzlich geprüft und die Differenz bleibt liegen. EcomStream verhandelt in Ihrem Auftrag, korrigiert dabei die Vertragsbedingungen rund um den Preis, und wird aus dem bezahlt, was Ihr Settlement erreicht. Dasselbe gilt für die Autorisierungsrate, wo nichts außerhalb Ihrer eigenen Transaktionsdaten zeigt, welche Declines recoverable waren.

Nein. Ein Anbieter, der über seine eigene Autorisierungsleistung berichtet, ist keine neutrale Quelle. Die Kennzahlen kommen meist ohne Marktkontext, ohne Aufschlüsselung nach Zahlungsart und ohne Einblick, wie Routing-Entscheidungen das Ergebnis beeinflussen. EcomStream stellt die Autorisierungsraten gegen Marktdaten und prüft Routing-Logik, Retry-Strategie und 3-D-Secure-Konfiguration unabhängig. In den meisten Fällen gibt es Spielraum, den der Anbieter kommerziell keinen Grund hat aufzuzeigen.

Was einmal gefunden wird, lässt sich erneut finden. Die Autorisierungsrate ist keine feste Größe, deshalb läuft die Prüfung dort, wo es kommerziell zählt, fortlaufend unter Managed Performance Optimisation statt als einmalige Momentaufnahme.

Ausgangspunkt ist immer eine forensische Prüfung der laufenden Abrechnung gegen den Vertrag. Abrechnungen von Zahlungsdienstleistern sind bewusst komplex. Aufschläge auf Scheme Fees, Interchange-Klassifizierungen, Preisstufen, die automatisch hätten greifen müssen: das sind strukturelle Punkte, die sich über die Zeit summieren. EcomStream stellt die aktuellen Konditionen gegen den Markt, identifiziert jeden Optimierungshebel und baut die kommerzielle Argumentation für die Neuverhandlung.

Bei einem Interchange++-Vertrag gibt es ein Add-on innerhalb desselben Mandats: die Pass-through-Kostenprüfung. Interchange und Scheme Fees werden auf Fee-Line-Ebene gegen die offiziell veröffentlichten Sätze und gegen das, was der Anbieter tatsächlich berechnet hat, abgeglichen. Das Honorar ändert sich dadurch nicht, no cure no pay gilt weiterhin für das Mandat insgesamt, und verlangt wird von Ihnen nur mehr Daten.

Ja. Der Payment RFP ist einer der Kerndienste. Er umfasst die Definition der Anforderungen, die Shortlist der Anbieter, die Steuerung der Frage- und Antwortrunden, die Vertragsverhandlung und die Begleitung der Entscheidung. Eine gut aufgesetzte Ausschreibung schafft zugleich die Gelegenheit, neue Entwicklungen mit strategischer Wirkung aufzunehmen: neue Geschäftsmodelle, Markterweiterung, regulatorische Änderungen, damit das Handelsunternehmen für das Kommende gerüstet ist. Am Ende übernimmt entweder ein neuer Anbieter den Vertrag, oder der bestehende ist an einem deutlich höheren Maßstab gemessen worden, um ihn zu behalten.

Das Verfahren läuft in einem eigenen Selection Room, einem geschlossenen Arbeitsbereich in Ihrem Branding, mit Ihren Anforderungen und Ihren Kriterien. Ihr Team und jeder eingeladene Anbieter arbeiten darin, sodass die Ausschreibung dort lebt und nicht in sechs Postfächern. EcomStream betreibt diesen Raum selbst. Die Anbieter sehen einander nie, und keiner von ihnen sieht Ihre Kostenbasis, Ihren bestehenden Anbieter, Ihre Gewichtung oder Ihre Ausschlusskriterien. Keine weitere externe Partei hat Zugriff auf Ihre kommerziellen Daten, und nichts geht an ein KI-Modell. Wird die Vergabe später hinterfragt, antwortet die Akte.

Managed Performance Optimisation hält die Payment Performance Monat für Monat unter Beobachtung, statt sie einmal zu korrigieren. Es beginnt mit einem diagnostischen Sprint: Autorisierungsleistung nach Zahlungsart, Markt, Issuer und Gerät, Analyse von Ablehnungen und Soft Declines gegen Benchmark, SCA-Ausnahmen und 3-D-Secure-Konfiguration geprüft, und Retry- und Routing-Logik bewertet gegen Ihren tatsächlichen Issuer-Mix.

Danach geht die Lektüre weiter. EcomStream handelt bei dem, was Ihr Anbieter liegen gelassen hat, verfolgt Kündigungsfristen, automatische Verlängerungen und die Scheme-Fee-Bulletins, die Ihre Kostenbasis bewegen, hält die Service Levels Ihres Vertrags gegen das, was der Anbieter tatsächlich liefert, und führt das Quartalsgespräch in Ihrem Auftrag. Eine feste monatliche Gebühr, und auf nichts anderes eine Fee. Konditionen, Interchange und die kommerziellen Vertragsbedingungen gehören zum Kostenmandat.

Interim-Einsätze sind typischerweise für Merchants, die Senior Payment-Expertise für einen festgelegten Zeitraum im Haus brauchen: um eine Lücke im Team zu decken, um ein bestimmtes Projekt wie eine Migration oder einen Markteintritt zu führen, oder um während einer Phase großer Veränderung im Payment die Übersicht zu behalten. Ramon Helwegen übernimmt die Rolle selbst, eingebunden in den Betrieb des Kunden für die Dauer des Einsatzes. Umfang und Dauer werden vorab vereinbart.

Wenn der Einsatz endet, kann die Lektüre weiterlaufen. Managed Performance Optimisation behält dieselben Augen auf Ihrer Payment Performance, bei einem Bruchteil der Tage.

Die Vergütung folgt der Leistung. PSP-Kosten senken und ein Payment RFP durchführen sind Projekteinsätze auf No-cure-no-pay-Basis, als Anteil an der realisierten Einsparung. Keine Kosten im Voraus, und keine Rechnung, wenn es keine messbare Verbesserung gibt.

Managed Performance Optimisation läuft auf einer monatlichen Vergütung. Sie steht getrennt vom Erfolgshonorar eines Projekteinsatzes, das zum vereinbarten Zeitpunkt endet, ob Managed Performance Optimisation läuft oder nicht.

Interim-Einsätze laufen auf einem Tagessatz, der vorab vereinbart wird.

Der weitaus größte Teil der Einsparung geht direkt an Sie, und Ihr Anteil wächst während der Laufzeit des Erfolgshonorars schrittweise bis zur gesamten Einsparung. Das Erfolgshonorar an EcomStream ist immer degressiv, über einen Zeitraum, der zu Beginn des Mandats festgelegt wird und von selbst endet, ohne Kündigungsfrist und ohne Verlängerung. Danach gehört die Einsparung vollständig Ihnen, auch in den Jahren, in denen der neue PSP-Vertrag noch läuft.

Bei Volumen im Mid-Market geht es regelmäßig um einen sechsstelligen Betrag pro Jahr, direkt auf das EBITDA. Wo auch die Performance im Umfang liegt, kann eine bessere Autorisierungsrate einen Umsatzeffekt haben, der die Kostenersparnis selbst übersteigt. Die Ergebnisse hängen von Vertrag, Volumen und Anbieter ab, und genau deshalb beginnt ein Mandat mit Ihren eigenen Abrechnungen und nicht mit einem Versprechen.

Kosten und Performance verhalten sich über die Zeit unterschiedlich. Ein neu verhandelter Preis hält sich von selbst. Eine Autorisierungsrate nicht. Sie bewegt sich mit Kartenmix, Verhalten der Issuer, 3-D-Secure-Konfiguration und Routing-Änderungen, über die Ihr Anbieter Sie nicht informieren muss. Deshalb lohnt es, Performance laufend zu beobachten statt sie einmal zu reparieren, und genau dafür gibt es Managed Performance Optimisation.

Das hängt von der Leistung ab. In jedem Fall liegt die Arbeit bei EcomStream und nicht bei Ihrem Team.

PSP-Kosten senken. Aktuelle Abrechnungen und der laufende Vertrag einschließlich Preisanlagen. Kommt die Pass-through-Kostenprüfung dazu, zusätzlich die Exporte auf Fee-Line-Ebene.

Payment RFP. Eine Datenlieferung zum bestehenden Set-up, dazu die Personen, die ein Interesse am Ergebnis haben. EcomStream formuliert daraus die Anforderungen und holt den Input jedes Stakeholders ein, sodass Finanzen, IT, Operations und Kundenservice zu Wort kommen. Niemand bleibt außen vor: jeder Stakeholder trägt seinen Input zu den Anforderungen direkt ein, in einer nutzerfreundlichen Struktur, sodass nichts übersehen wird und kein Termin nötig ist. Ihr Team prüft statt zu schreiben, und Sie entscheiden.

Managed Performance Optimisation. Zugang zum Reporting mit Autorisierungen, Ablehnungen, Ausnahmen und Retries, dazu der Vertrag und seine Kündigungsfristen.

Interim-Einsätze. Ein Auftragsumfang und eine Dauer, vor Beginn vereinbart, und ein Platz im Team für diesen Zeitraum.

Darüber hinaus wird keine interne Projektressource benötigt.

Ein Kostenmandat läuft in der Regel vier bis acht Wochen, von der ersten Analyse bis zum Ergebnis der Neuverhandlung. Ein Payment RFP dauert länger, meist drei bis vier Monate, je nach Zahl der einbezogenen Anbieter und der Komplexität der Integrationsanforderungen. Interim-Einsätze werden einzeln nach dem konkreten Bedarf zugeschnitten.

Managed Performance Optimisation ist die Ausnahme. Es hat kein Enddatum. Es läuft von Monat zu Monat und endet, wenn Sie es beenden.

EcomStream behandelt alle Kundendaten ab dem ersten Gespräch als streng vertraulich. Abrechnungen, Vertragsbedingungen, Transaktionsdaten und alle kommerziell sensiblen Informationen aus dem Mandat werden nie an Zahlungsdienstleister, Acquirer oder Dritte weitergegeben, unabhängig davon, ob eine Geheimhaltungsvereinbarung vorliegt. Kundendaten werden in einer geschlossenen Umgebung verarbeitet und niemals in ein KI-System eingegeben, das die Daten speichert oder mit ihnen trainiert. Eine gegenseitige Geheimhaltungsvereinbarung kann zu Beginn geschlossen werden. Ihr Anbieter muss nicht wissen, dass EcomStream beteiligt ist, es sei denn, Sie entscheiden sich, es offenzulegen.

Sie verkaufen mehr und zahlen weniger.