Woraus Ihre PSP-Kosten bestehen: Interchange, Scheme Fees und Marge

Zahlen Sie zu viel an Ihren Zahlungsdienstleister? Die meisten Handelsunternehmen tun das, und die meisten wissen nicht, um wie viel. Ihre Rechnung ist kein feststehender Kostenblock. Sie ist ein Verhandlungsergebnis, und die meisten wurden schlecht verhandelt.

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Die meisten Handelsunternehmen behandeln ihre PSP-Kosten wie eine Nebenkostenabrechnung. Sie kommt monatlich, wird bezahlt, und niemand sieht genau hin, was darin steht. Genau darauf bauen Zahlungsdienstleister.

Ihre Rechnung enthält mehrere Kostenbestandteile mit sehr unterschiedlicher Verhandelbarkeit. Einige sind regulatorisch festgelegt. Einige werden periodisch von den internationalen Kartensystemen gesetzt und weitergegeben. Und einige liegen vollständig im Ermessen Ihres Anbieters und spiegeln unmittelbar wider, wie hart der Vertrag bei Unterschrift gedrückt wurde.

Wer seine Sätze nie unabhängig hat prüfen lassen, zahlt mit großer Wahrscheinlichkeit mehr als nötig. Nicht weil der Anbieter in böser Absicht handelt, sondern weil kein Anbieter einen Anreiz hat, die Frage von sich aus zu stellen. Das gilt für einen niederländischen Webshop mit zehn Millionen Euro Umsatz genauso wie für ein internationales Handelsunternehmen oder eine Marke mit Verkauf in fünfundzwanzig Ländern.

Dies ist der vollständige Leitfaden dazu, woraus diese Rechnung besteht, bei Karten und bei jeder anderen Methode, wo sich die Marge versteckt, welche Bestandteile verhandelbar sind und welche nicht, und wie Sie das Gespräch mit Ihrem Anbieter aus einer Position von Belegen statt von Hoffnung führen.

Ihre Kostenbasis ist die ganze Rechnung, nicht ein Kartensatz

Der erste Reflex, den es zu korrigieren gilt, ist die Vorstellung von Zahlungskosten als einem einzelnen Satz für die Kartenverarbeitung. Für ein europäisches Handelsunternehmen, und für ein Benelux-Unternehmen im Besonderen, sind Karten nur ein Teil der Kostenbasis, und oft nicht der größte. Ein typischer Checkout trägt iDEAL, Karten, möglicherweise Bancontact für belgischen Traffic, Klarna oder andere Ratenkaufoptionen, Lastschrift für Abonnements und einen wachsenden Anteil an Wallets wie Apple Pay und Google Pay. Auf den Gebühren je Transaktion sitzen zusätzlich nicht-transaktionale und Nebenkosten, die überhaupt selten geprüft werden. Jede davon hat eine eigene Kostenstruktur, eine eigene empfangende Partei und eigene Hebel.

Wer seinen Kartensatz bis auf den letzten Basispunkt optimiert hat, aber übersieht, dass ein Drittel des Volumens über eine teure Methode läuft, oder dass die Rechnung mit Randgebühren durchsetzt ist, hat die kleinere Zahl optimiert. Das Gebiet ist die ganze Rechnung.

Die drei Bestandteile einer Kartentransaktion

Karten bleiben die strukturell komplexeste Methode und lohnen daher genaueres Verständnis. Jede Kartentransaktion trägt drei getrennte Kostenbestandteile, unabhängig vom Anbieter, und dieselbe Logik von Weitergabe gegenüber Marge setzt sich, abgewandelt, bei den anderen Methoden fort.

Der erste ist der Interchange. Das ist die Gebühr an die kartenausgebende Bank. Für die meisten Debit- und Kredittransaktionen von Verbrauchern innerhalb Europas ist der Interchange durch die EU-Interchange-Verordnung gedeckelt: Verbraucher-Debit bei 0,2 Prozent des Transaktionswerts, Verbraucher-Kredit bei 0,3 Prozent. Was die meisten nicht wissen: Interchange ist nicht nur ein Satz, sondern ein Optimierungsparameter. Die Zusammensetzung Ihres Cardmix, der Anteil der 3DS-Authentifizierungen und die Art, wie Transaktionen eingestuft werden, beeinflussen den effektiven Interchange, den Sie zahlen. Ein höherer Anteil an Firmenkarten, Premiumkarten oder außerhalb der EU ausgegebenen Karten treibt die Kosten, und diese Kategorien unterliegen den Deckeln überhaupt nicht. Aktiv auf einen günstigeren Cardmix und eine bessere Einstufung hinzusteuern ist ein Teil der Kostensteuerung, den die meisten völlig unberührt lassen.

Der zweite sind die Scheme Fees. Diese berechnen Visa und Mastercard für die Nutzung ihrer Netze. Sie sind in den letzten Jahren deutlich gestiegen und machen inzwischen einen ernsthaften Anteil der gesamten PSP-Kosten aus. Sie ändern sich periodisch und werden von den meisten Anbietern weitergegeben, mal zu Selbstkosten, mal mit Aufschlag. Wie beim Interchange ist mehr Spielraum vorhanden, als angenommen wird. Wie Transaktionen den Systemen vorgelegt werden, der Mix der Transaktionsarten und die vertraglichen Regelungen zur Weitergabe bestimmen gemeinsam, was Sie effektiv zahlen. Gibt Ihr Vertrag dazu keine Klarheit, zahlen Sie möglicherweise mehr als den tatsächlichen Satz, ohne es zu wissen.

Der dritte ist die Acquiring-Marge, also das, was Ihr Anbieter für seine eigenen Leistungen einbehält: Verarbeitung, Abwicklung, Reporting, Risikosteuerung und die Betreuung selbst. Das ist der einzige vollständig verhandelbare Bestandteil. Er liegt je nach Geschäftsmodell und Verhandlungsgüte typischerweise zwischen 0,10 und 0,50 Prozent je Transaktion. Die meisten Handelsunternehmen haben an dieser Zahl nie aktiv gedrückt.

Lokale Zahlungsarten: ein eigenes Kostenprofil je Markt

Für viele Handelsunternehmen sind Kartentransaktionen nicht einmal der größte Kostenblock. Lokale Zahlungsarten, in vielen europäischen Märkten führend, haben jeweils eine eigene Gebührenstruktur, und Anbieter nehmen sich hier deutlich mehr Preisfreiheit als bei Karten.

In den Niederlanden ist iDEAL der Standard. Die feste Gebühr je Transaktion schwankt stark zwischen Anbietern, von wenigen Cent bis über 25 Cent. Für Handelsunternehmen mit hohem iDEAL-Volumen ist das einer der wirksamsten Kostenposten und einer der am seltensten hinterfragten. Auch die Ökonomie verschiebt sich, denn iDEAL wird zum 31. Dezember 2027 abgeschaltet und durch wero ersetzt, was die Annahmen hinter Ihrer heutigen Preisgestaltung überprüfenswert macht.

In Belgien spielt Bancontact eine vergleichbare Rolle. In Frankreich führt Carte Bancaire mit eigener Struktur. In Deutschland liegt PayPal vorn, neben lokalen Überweisungslösungen. Twint beherrscht die Schweiz, Bizum Spanien, Blik Polen, und Swish, MobilePay und Vipps den Norden. Wer grenzüberschreitend verkauft, zahlt für jede dieser Methoden eigene Sätze, gesetzt vom Anbieter, und diese Sätze werden selten von sich aus geprüft, selbst wenn das Volumen in einem Markt deutlich wächst. Die effektiven Kosten je Methode und Markt können erheblich von dem abweichen, was wettbewerbsfähig wäre.

Ratenkaufmethoden wie Klarna und Afterpay arbeiten wiederum anders, typischerweise mit einem Prozentsatz des Transaktionswerts zuzüglich einer festen Gebühr, was das Kredit- und Ausfallrisiko des Anbieters abbildet. Ein Zahlungsdienstleister kann darauf seine eigene Marge legen, und das steht selten ausdrücklich im Vertrag. Die Kostenwirkung, Ratenkauf im Checkout zu bewerben, ist real und wird häufig nicht untersucht.

Die verborgenen Posten auf Ihrer Rechnung

Jenseits der Transaktionskosten enthält eine typische Rechnung Positionen, die selten aktiv gesteuert werden.

Die Bündelung von Debit und Kredit in einer Satzzeile. Debit- und Kreditkarten, und Varianten innerhalb beider, tragen ein eigenes Profil aus Interchange und Scheme Fees. Anbieter, die jeden Kartentyp in einen Topf werfen und einen einzigen Satz nennen, verdecken strukturelle Kostenunterschiede, die sich je Kanal weiter auffächern, online gegenüber Kasse. Ohne Aufschlüsselung nach Kartentyp und Kanal ist gezielte Optimierung unmöglich, und auf dieser Aufschlüsselung zu bestehen ist oft der Anfang der Einsparung. Das Kostenprofil von Zahlungen am Point of Sale unterscheidet sich vom Onlinegeschäft, und Unified Commerce legt eine weitere Schicht darauf.

Monatliche Gateway- und Plattformgebühren. Feste Beträge für Plattformzugang, Reporting oder Kontobetreuung, vollständig verhandelbar, besonders bei höheren Volumen.

Gebühren für Tokenisierung. Berechnet für das Hinterlegen von Zahlungsdaten, mal je Token, mal monatlich, und selten hinterfragt.

Gebühren für Rückbuchungen und Streitfälle. Eine Gebühr je Rückbuchung, mitunter zusätzlich zu dem, was die Systeme berechnen. Für Branchen mit höheren Rückbuchungsquoten, Mode oder Elektronik, ist das ein ernsthafter Posten.

Gebühren für 3DS und Authentifizierung. Je Authentifizierungsanfrage, einschließlich für Transaktionen, die nie abgeschlossen werden, und für gescheiterte Versuche. Mit dem Ausrollen von SCA unter PSD2 sind diese Kosten deutlich gestiegen, ohne dass jemand gefragt hätte, ob der Satz wettbewerbsfähig ist.

Nicht-transaktionale Scheme Fees. Systemgebühren ohne Bezug zu einem einzelnen Verkauf, die außerhalb des Satzes je Transaktion stehen und der Aufmerksamkeit dadurch vollständig entgehen.

Gebühren für Währungsumrechnung. Relevant für jedes grenzüberschreitend tätige Unternehmen. Manche Anbieter legen einen festen Aufschlag auf den Mittelkurs, ohne ihn offenzulegen, sodass Sie bei jeder Fremdwährungstransaktion strukturell zu viel zahlen, ohne es zu bemerken.

Gebühren für Erstattungen. Eine Bearbeitungsgebühr je Erstattung. Bei hohen Retourenquoten summiert sich das schnell.

Einzeln klein, zusammen spürbar, und fast nie hinterfragt.

Was Ihr Preismodell Ihnen verrät

Das Preismodell in Ihrem Vertrag bestimmt, wie viel Sie von all dem sehen.

Eine Blended Rate gibt Ihnen einen einzigen Prozentsatz je Transaktion. Einfach zu verstehen, unmöglich zu analysieren. Interchange, Scheme Fees und Acquiring-Marge sind in einem Satz gebündelt. Sie können nicht sehen, was Sie je Bestandteil zahlen, womit Sie nichts zum Vergleichen und nichts zum Verhandeln haben.

Der Grund, warum eine Blended Rate mehr kostet, ist der Cardmix, der in den einen Satz eingerechnet werden muss. Der Interchange schwankt enorm über die Kartentypen: reguliertes Verbraucher-Debit liegt unten, während Firmenkarten, Premium-Kredit und Karten von außerhalb des EWR ein Vielfaches tragen können und den Deckeln vollständig entgehen. Ein gemischter Satz muss hoch genug angesetzt sein, um das teure Ende dieses Mixes zu decken, weil der Anbieter seine Marge gegen die ungünstigste Transaktion absichert. Das Ergebnis ist, dass Sie auf jede Transaktion einen Satz zahlen, der für Ihre teuersten Karten kalibriert ist, auch auf alle günstigen inländischen Debitkarten, und der Anbieter behält die Spanne bei jeder einzelnen.

Interchange+ trennt die Acquiring-Marge vom Rest. Transparenter und besser verhandelbar, aber die Scheme Fees stecken weiterhin darin.

Interchange++ ist das transparenteste Modell. Interchange, Scheme Fees und Acquiring-Marge werden jeweils als eigene Zeile abgerechnet. Die zwei Pluszeichen sind der Punkt: das erste steht für die getrennt weitergegebenen Scheme Fees, das zweite für die Marge des Anbieters. Das ist das Modell der meisten großen europäischen Handelsunternehmen. Wenn Sie relevantes Volumen verarbeiten und noch auf einer Blended Rate stehen, ist das allein Grund genug, das Gespräch zu beginnen.

Kostenlose Prüfung: sehen Sie auf Ihre jüngste Abrechnung und stellen Sie fest, ob Interchange und Scheme Fees als getrennte, erkennbare Zeilen erscheinen. Tun sie das nicht, haben Sie eine Blended Rate, und der erste Schritt jeder Kostenoptimierung ist, eine entbündelte Aufschlüsselung zu verlangen. Ihr Anbieter ist verpflichtet, sie zu liefern, und schon die Anfrage verändert oft den Ton des Gesprächs.

Fünf Anzeichen, dass Sie zu viel zahlen

• Sie haben seit Ihrem ursprünglichen Vertrag nicht neu verhandelt. Der Satz, den Sie beim ersten Abschluss vereinbart haben, ist selten der beste, der Ihnen heute offensteht, und je länger er unangefochten blieb, desto lockerer sitzt er in der Regel.
• Ihr Anbieter hat nie von sich aus eine Kostensenkung angesprochen. Anbieter haben strukturell keinen Anreiz, Ihre Gebühren zu senken. Hat Ihrer es nie getan, sagt dieses Schweigen etwas aus.
• Sie stehen auf einer Blended Rate ohne Aufschlüsselung je Transaktion. Ohne Sicht auf die Bestandteile können Sie nicht erkennen, wo zu viel berechnet wird, geschweige denn beziffern.
• Sie haben nie eine Abstimmung der Scheme Fees erhalten. Scheme Fees ändern sich periodisch. Hat Ihr Anbieter die tatsächlichen Sätze nie gegen das Berechnete abgeglichen, ist das aufschlussreich.
• Sie haben keinen Maßstab. Ohne zu wissen, was vergleichbare Handelsunternehmen bei vergleichbarem Volumen und Mix zahlen, haben Sie kein Druckmittel und keine objektive Grundlage zu beurteilen, ob Ihre Sätze wettbewerbsfähig sind.

Eine Anmerkung zum Volumen und dem Mythos dahinter

Weithin wird angenommen, Volumen sei der Hebel und größere Unternehmen bekämen automatisch bessere Sätze. Das stimmt nicht. Der Markt ist voll von kleineren Unternehmen mit schärferen Sätzen als weit größere, und umgekehrt, weil die Preisgestaltung abbildet, wer wann gut verhandelt hat, und nicht, wer am meisten verarbeitet. Was Sie zahlen, ist größtenteils eine Funktion davon, wie hart der ursprüngliche Abschluss gedrückt wurde und wie lange er ohne Anfechtung blieb. Größe hilft am Rand, aber sie ist bei Weitem nicht der bestimmende Faktor, für den man sie hält, weshalb ein vor Jahren gesetzter Satz, in jeder Größenordnung, so oft locker sitzt.

Was verhandelbar ist und was nicht

Ein klarer Blick beginnt bei dem, was sich nicht bewegen lässt. Der Interchange ist reguliert und fest; wer behauptet, Ihren Interchange senken zu können, hat die Struktur nicht verstanden. Scheme Fees sind in ihrer echten Weitergabeform von den Systemen gesetzt, nicht von Ihrem Anbieter.

Alles, was Ihr Anbieter steuert, ist verhandelbar. Die Acquiring-Marge auf Karten. Die Marge auf jeder anderen Methode, in der oft mehr Spielraum steckt als im Kartensatz, gerade weil Nicht-Karten-Sätze so selten angefochten werden. Das Preismodell selbst, wo der Wechsel von blended zu Interchange++ häufig die größte verfügbare Einsparung ist. Die Preisstruktur einzelner Methoden, feste Gebühr gegenüber Prozentsatz, die zu Ihrem Warenkorbprofil passen sollte. Die Randgebühren, von denen sich viele ganz streichen lassen. Und jeder Aufschlag auf Scheme Fees, einmal erkannt, der weniger verhandelbar als rückholbar ist, weil er dort nicht hätte stehen dürfen.

Das Druckmittel entsteht aus zwei Dingen: Ihre Zahlen zu kennen und den Maßstab zu kennen. Wer sagt „ich glaube, wir zahlen zu viel“, hat keines. Wer mit einer entbündelten Analyse kommt, die seine Marge gegen den Markt zeigt, die Scheme-Fee-Zeilen, die sich nicht abstimmen lassen, und die Gebühren, die Wettbewerber nicht erheben, führt ein völlig anderes Gespräch. Anbieter reagieren auf Belege, die in ihren eigenen Daten formuliert sind, weil die schwerer abzutun und intern leichter für Sie zu eskalieren sind.

Es gibt eine zweite, leisere Quelle von Druckmitteln, die in dem Moment wirkt, in dem ein Spezialist hinzukommt, und sie ist oft die stärkere. Ein bestehender Anbieter wird bequem mit einem Kunden, der den Markt nie testet, und diese Bequemlichkeit ist ihm echtes Geld wert. Sie endet in dem Augenblick, in dem er merkt, dass der Kunde nun weiß, was der Rest des Marktes verlangt. Einen unabhängigen Spezialisten hinzuzuziehen signalisiert genau das: das Konto ist nicht mehr sicher, Wettbewerbspreise sind jetzt sichtbar, und der Vertrag steht wirklich zur Disposition. Ein Anbieter verteidigt seine Marge gegen ein allein argumentierendes Handelsunternehmen. Er bewegt sich schnell, wenn er spürt, dass eine glaubwürdige Alternative eine Entscheidung entfernt ist. Der Spezialist muss den Wechsel nicht androhen, damit die Drohung ankommt. Seine Anwesenheit ist das Signal.

Die Premium-Stufe ist nicht die Antwort auf ein Kostenproblem

Es gibt einen Zug, den Anbieter machen, wenn ein Kunde anfängt, härtere Fragen zu stellen. Statt Ihre Kosten zu senken, bieten sie Ihnen an, mehr zu kaufen: eine Premium-Servicestufe, ein Paket zur Performance-Optimierung, intelligentes Routing als kostenpflichtige Erweiterung, erweitertes Reporting, bevorzugten Support. Die Botschaft lautet, dass bessere Leistung und niedrigere effektive Kosten verfügbar sind, gegen ein zusätzliches Entgelt.

Halten Sie bei dieser Logik kurz inne. Ihnen wird angeboten, extra für Dinge zu zahlen, die in den meisten Fällen bereits Teil einer kompetent erbrachten Leistung sein sollten. Intelligentes Routing, sinnvolle Wiederholungslogik, Network Tokenization, eine Preisstruktur, die zu Ihrem Methodenmix passt: das ist kein Luxus, das ist, wie gute Zahlungsabwicklung aussieht. Sie als Premium-Upgrade zu verpacken ist eine Art, zweimal zu berechnen, einmal für die Verarbeitung und noch einmal dafür, sie richtig zu machen.

Es gibt auch einen tieferen Konflikt. Die Partei, die Ihnen die Optimierung verkauft, ist dieselbe, deren Marge an Ihrer heutigen Vereinbarung hängt. Ein Anbieter kann nicht zugleich die Partei sein, mit der Sie Ihre Kosten herunterhandeln, und der unabhängige Berater dazu, ob seine eigene Premium-Stufe ihr Geld wert ist. Seine Optimierung endet verlässlich an dem Punkt, an dem sie beginnen würde, seinen eigenen Umsatz zu schmälern. Er wird Ihre Autorisierungsrate verbessern, denn das steigert Volumen und seine Marge in absoluten Zahlen. Er wird Ihnen nicht sagen, dass Ihr effektiver Satz über Markt liegt, denn das kostet ihn unmittelbar. Die Performance-Seite verdient eigene Betrachtung, und sie ist laufende Arbeit statt einer einmaligen: siehe Payment Performance Optimierung.

Was eine unabhängige Prüfung liefert

Eine unabhängige Prüfung geht über den Vergleich von Transaktionssätzen hinaus. Ein großer Teil des Werts liegt in dem, was nicht auf der ersten Seite Ihrer Rechnung steht. Verträge mit Zahlungsdienstleistern enthalten regelmäßig Klauseln, die bei genauerem Hinsehen ungünstig sind: automatische Verlängerungen mit kurzen Kündigungsfristen, Volumenschwellen, die bei Nichterreichen Satzerhöhungen auslösen, oder Weitergabeklauseln für Scheme Fees, die dem Anbieter Raum lassen, mehr zu berechnen, als er selbst zahlt. Wer diese nie hat prüfen lassen, trägt ein strukturelles Risiko von Kosten, die er nicht kommen sieht.

Eine strukturierte Prüfung deckt vier Felder ab: Analyse des Preismodells, Vergleich aller Sätze mit dem aktuellen Markt, Durchsicht des Kleingedruckten und der Verlängerungsbedingungen, und eine Analyse der Sätze lokaler Zahlungsarten je Markt neben den Kartenkosten. Weist das Ergebnis auf einen Anbieterwechsel statt auf Neuverhandlung, ist der nächste Schritt, einen wettbewerblichen Payment RFP zu fahren.

Die Einsparung hängt von Volumen, heutigen Sätzen und davon ab, wie lange diese unangefochten blieben. Für Handelsunternehmen mit mehreren Millionen Euro Jahresvolumen ist die jährliche Wirkung typischerweise erheblich, und sie wiederholt sich in jedem Jahr, in dem die verbesserten Bedingungen halten, und fließt unmittelbar ins EBITDA, weil keine Leistungskosten dagegenstehen. Genau deshalb funktioniert das Modell no cure, no pay: gibt es keine Einsparung, gibt es kein Honorar.

Der Punkt ist nicht, dass Ihr Anbieter in böser Absicht handelt. Der Punkt ist, dass Ihr Anbieter in seinem eigenen Interesse handelt, und das ist nicht dasselbe wie Ihres. Ein Berater, der ausschließlich für Handelsunternehmen arbeitet und nie für Anbieter, trägt diesen Konflikt nicht.

Wo Sie anfangen

Der erste Schritt ist Einsicht. Nicht darin, was Sie zahlen, sondern warum Sie es zahlen und ob es wettbewerbsfähig ist. Das verlangt eine unabhängige Perspektive, Zugang zu aktuellen Benchmarkdaten und Wissen darüber, was in Verträgen mit Zahlungsdienstleistern üblich ist und was nicht.

Dieses Insiderwissen macht den Unterschied. Die Argumente, die EcomStream Ihrem Anbieter vorlegt, stammen nicht aus einem Lehrbuch. Sie stammen aus der Küche des Anbieters, daher, die Preisstrukturen und Abwehrlinien selbst gebaut zu haben, denen ein Handelsunternehmen nun gegenübersteht. Wer allein verhandelt, arbeitet von außen nach innen und rät, wie der Anbieter denkt. EcomStream argumentiert von innen nach außen und weiß, wo die Marge versteckt liegt und wie jeder Einwand beantwortet wird, weil diese Argumente einst von der Anbieterseite vorgebracht wurden. Der Nutzen überdauert auch die Einsparung: ein Mandat hinterlässt ein Team, das versteht, woraus seine Kosten gebaut sind und wo sein Druckmittel sitzt, eine Einsicht, zu der ein Handelsunternehmen allein fast nie gelangt, weil sie auf der Anbieterseite einer bewusst undurchsichtigen Beziehung liegt.

EcomStream arbeitet unter anderem mit Amac, Bugaboo International, Leen Bakker und Kwantum, Swiss Sense, Versuni/Philips Home Appliances und vidaXL. Jedes Mandat wird persönlich von Ramon Helwegen betreut, der vor der Gründung von EcomStream acht Jahre auf der Vertriebsseite der Anbieter verbracht hat.

Nutzen Sie den PSP Upside Calculator für eine erste Einordnung der möglichen Einsparung, oder melden Sie sich direkt.

No cure, no pay. Die Einsparung kommt jeden Monat zurück.