SEPA-incasso accepteren als merchant

U sluit geen contract met een scheme. U heeft een incassant-ID nodig en een bank of PSP die incasso ondersteunt, en u moet per betaler een geldige machtiging hebben. Er bestaan twee schemes: Core voor consumenten, met een terugboekrecht van acht weken zonder opgaaf van reden en dertien maanden bij een betwiste machtiging; en B2B, alleen voor bedrijven, zonder dat terugboekrecht maar met bevestiging van de machtiging door de bank van de debiteur. De verkeerde kiezen voor uw klantenbestand is een veelgemaakte en dure fout.

Verordening (EU) 2024/886 verplichtte betaaldienstverleners in de eurozone om vanaf 9 januari 2025 directe eurobetalingen te kunnen ontvangen en vanaf 9 oktober 2025 te kunnen versturen, tegen tarieven die niet hoger liggen dan die voor gewone overboekingen. Vanaf 9 oktober 2025 moeten zij ook Verification of Payee aanbieden, waarbij wordt gecontroleerd of de naam van de begunstigde bij het IBAN hoort voordat een overboeking wordt geautoriseerd. Aanbieders buiten de eurozone hebben tot 9 juli 2027. Het precieze punt voor merchants: Verification of Payee geldt voor overboekingen en niet voor incasso’s, al heeft de European Payments Council aangegeven dat het principe zich naar machtigingsverificatie kan uitbreiden naarmate de regels zich ontwikkelen. Het bredere effect is dat directe overboeking een geloofwaardige alternatieve rail wordt voor incasso’s die tot nu toe vanzelfsprekend bij SEPA-incasso lagen.

Incasso scheidt autorisatie niet van capture, want er is helemaal geen autorisatie. Er wordt niets gereserveerd, er wordt geen saldo gecontroleerd en er komt geen beslissing terug voor de vervaldatum. Dat sluit pre-autorisatie, uitgestelde capture, gedeeltelijke capture en deelleveringen uit, dus elk model dat leunt op het vasthouden van een bedrag om het later te innen is op deze rail niet te bouwen.

De timing komt uit het rulebook en niet van uw provider. De incasso moet uiterlijk een inter-PSP-werkdag voor de vervaldatum bij de bank van de debiteur zijn, en niet eerder dan veertien kalenderdagen ervoor. Dat venster is gelijk voor eerste, eenmalige en doorlopende incasso’s.

De verplichting die het vaakst wordt gemist ligt bij u en niet bij uw PSP. U moet de debiteur uiterlijk veertien kalenderdagen voor de vervaldatum vooraf informeren, tenzij u met hem een andere termijn heeft afgesproken. Een kortere termijn kan, maar die moet in uw voorwaarden zijn afgesproken en niet worden verondersteld.

Het scheme kent ook geen plafond. Core noch B2B zet een maximumbedrag per incasso, dus elke limiet waar uw klanten tegenaan lopen komt van hun eigen bank of van uw PSP. Die verschilt per klant, en is daarmee niet te ontwerpen maar alleen te detecteren.

Het scheme stuurt faalsignalen, geen successignalen. Een incasso die werkt levert helemaal niets op. U leidt succes af uit het uitblijven van een terugbericht, over een venster dat pas na acht weken sluit.

Wat in plaats daarvan wel kan binnenkomen is een terugdraaiing, en elke soort heeft een eigen termijn en een eigen beslisser. Dunning, omzetverantwoording en elke levering die u uitstelt tot de betaling binnen is moeten daarom worden gebouwd op de afwezigheid van een signaal in plaats van op de komst ervan, over een periode die in weken telt en niet in seconden.

Vanaf 15 november 2026 accepteren de SEPA-schemes alleen nog een gestructureerd of een hybride adres. Een ongestructureerd adres leidt tot een afwijzing. Dit geldt voor elke incasso die vanaf die datum wordt uitgevoerd of gesetteld en die een adres van de debiteur of van de incassant draagt.

Of het u raakt hangt af van een detail dat in de meeste berichtgeving ontbreekt. Onder de incassorulebooks is het adres van de incassant optioneel, en is het adres van de debiteur alleen verplicht wanneer de bank van de incassant of de bank van de debiteur in een SEPA-land buiten de EER zit. Voor de meeste incasso’s in de eurozone is de vraag dus niet of u een conform adres kunt aanleveren, maar of u er überhaupt een aanlevert. Dragen uw aanleveringen adressen en zijn die ongestructureerd, dan worden die incasso’s vanaf die datum geweigerd. Dragen ze er geen, dan verandert er op 15 november niets voor u.

Hybride is de lichtere route naar naleving. Land en plaatsnaam moeten gestructureerd zijn, terwijl straat, huisnummer en postcode in maximaal twee ongestructureerde adresregels van zeventig tekens mogen blijven staan. Het gestructureerde formaat bestaat sinds maart 2024 en het hybride formaat sinds oktober 2025, dus geen van beide is nieuw.

Het werk zit in uw eigen klantdata en niet bij uw provider. De EPC verwacht van incassanten dat zij de debiteurgegevens die zij bewaren zo aanpassen dat die per 15 november 2026 een gestructureerd, of ten minste hybride, adres kunnen opslaan.

Wat u betaalt staat in uw PSP-contract en niet bij het scheme. Begin met de vraag of u te veel betaalt aan uw PSP, of ga direct naar het verlagen van uw PSP-kosten, want een goedkope methode die verkeerd geprijsd is kost nog steeds te veel.

Relevante markten: eurozone